Come migliorare la collaborazione in team rinnovando uno spazio con stile

"La collaborazione è enorme in Stitch Fix", dice Jessie Ely, responsabile delle operazioni interne di Stitch Fix. "I nostri team lavorano sempre interfacciandosi con vari uffici. Apprezziamo anche l'innovazione. Le persone qui sono sempre creative e ricche di idee, comunichiamo costantemente e questo rende indispensabile la collaborazione negli spazi a disposizione. Ogni ambiente deve essere versatile e il materiale deve essere distribuito in modo più razionale".

Fin dal principio, Mike ha esaminato gli spazi con occhio esperto e ha cominciato a collaborare con il team per apportare alcune modifiche.

"Non volevo distruggere l'atmosfera dell'ambiente destinato all'accoglienza perché favoriva già la collaborazione, ma non era organizzato", dice Mike. "Perciò abbiamo collocato il tavolo grande in posizione centrale e ne abbiamo fatto il centro di strumenti eccezionali come Post-it® Super Sticky Big Notes; così, nei momenti di collaborazione spontanea, i team Stitch Fix hanno a disposizione ottimi strumenti che possono prelevare e usare immediatamente, senza doverli cercare e dato che quest'ambiente è il luogo in cui le idee traboccano dopo le riunioni nelle sale conferenze, i team possono ora continuare a discutere indisturbati, avendo a disposizione gli strumenti più idonei".

Mike ha rifornito la zona destinata all'accoglienza di Post-it® Super Sticky Big Notes per lo scambio di idee in piccoli gruppi e di Blocchi da tavolo di fogli Post-It® Super Sticky con cui è davvero semplice annotare rapidamente i punti di discussione di una riunione, creare schizzi o elenchi di attività da svolgere per il team quando non è disponibile una parete.

L'ambiente più grande e aperto è stato una sfida a parte: era perfino troppo aperto per essere funzionale.

"Lo abbiamo suddiviso in piccole zone satellite", dice Mike. "Abbiamo preso una libreria poco utilizzata e l'abbiamo riempita con vari prodotti Post-it®, rendendola multiuso. In questo modo le persone tendono ad andare verso lo scaffale e le risorse vengono collocate in posizione centrale. Successivamente, abbiamo adattato due ampie zone attrezzate con tavolini coprendo la metà di ogni tavolino con una lavagna cancellabile Post-it® in fogli".

In questo modo, i team Stitch Fix possono dedicare meno tempo alla ricerca degli strumenti occorrenti e restano motivati e concentrati sull'attività in corso: anziché andare letteralmente "a caccia" degli strumenti necessari, i team possono semplicemente prelevarli dallo scaffale o iniziare subito a creare uno schizzo o a scrivere direttamente sui tavolini grazie alla lavagna cancellabile Post-it® Super Sticky in fogli. Con questa superficie scrivibile installata direttamente sui tavolini, le persone possono annotare subito le idee, senza doversi fermare per cercare fogli di carta o un altro strumento.

Mike desiderava che da ogni spazio scaturisse un'idea di sinergia e connessione affinché i dipendenti avvertissero un senso di continuità e si sentissero sempre motivati e liberi di proseguire la collaborazione, ovunque. Con la lavagna cancellabile Post-it® Super Sticky in fogli su pareti e tavolini in tutto l'ufficio, i Post-it® Super Sticky Big Notes a portata di mano e i Blocchi di fogli Post-It® Super Sticky, gli ambienti sono assimilabili gli uni agli altri, favorendo la libera collaborazione tra i team.

Quale effetto hanno avuto i suggerimenti e consigli da esperto di Mike sul team amministrativo di Sticth Fix?

"È stato proprio divertente vedere come tutto veniva realizzato e osservare questi spazi sotto una nuova luce", dice Jessie. "Alle spalle della zona destinata all'accoglienza, è bello vedere le persone partecipare perché ora quest'ambiente è uno spazio di collaborazione ancora più ampio e molto versatile. È un'ottima zona in cui collaborare. Ne sono davvero entusiasta!"

L'installazione della lavagna cancellabile Post-it® Super Sticky in fogli su pareti e tavolini ha anche fatto sì che il team Stitch Fix si sentisse più produttivo che in passato.

"La lavagna cancellabile in fogli è fantastica", dice Jessie. "Dobbiamo installarla su ogni parete! È straordinario quello che consente di fare. È così incoraggiante constatare come anche i più piccoli cambiamenti possono produrre un impatto enorme e poter usare prodotti di cui prima non conoscevamo l'esistenza".

Anche l'open space più ampio è stato valorizzato dalle modifiche di Mike e dall'aggiunta della lavagna cancellabile Post-it® Super Sticky in fogli e dei Blocchi di fogli Post-It® Super Sticky.

"L'avere disciplinato lo spazio in piccole zone satellite e rifornito la libreria di Post-it® Super Sticky Big Notes è stato un accorgimento piccolo, ma di grande impatto", dice Jessie. "Le persone usano davvero questi strumenti. È straordinario vedere che i prodotti vengono utilizzati: i Blocchi di fogli Post-It® Super Sticky sono molto richiesti; sono uno strumento di collaborazione ideale per la maggior parte di questi ambienti".

Ricorrendo ad alcune risorse per migliorare l'organizzazione e agli strumenti opportuni, qualsiasi ambiente può favorire una maggiore collaborazione e diventare carico di energia.

"Ho avuto la sensazione che gli spazi migliorassero da un punto di vista ottico se riempiti con gli strumenti giusti", dice Jessie. "Gli spazi sono diventati più colorati e funzionali, come vere e proprie aree di lavoro. Dal mio punto di vista, l'atmosfera è cambiata, ricevendo una sferzata di vigore. È stato davvero divertente! Ne siamo usciti con una fantastica "cassetta degli attrezzi" piena di soluzioni efficaci. Ci sentivamo sconfitti sotto questo aspetto, quindi venire a conoscenza di questi accorgimenti e usare questi nuovi strumenti ci ha dato nuova forza come team".