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I progetti di grandi dimensioni necessitano di una soluzione di tipo organizzativo che mostri più fasi in un colpo solo. Grazie al metodo Kanban, alla lavagna cancellabile Post-it® Super Sticky e ai foglietti Post-it® Super Sticky, puoi organizzare facilmente le attività, delegarle ai membri del team e monitorare i progressi in un sistema di facile comprensione per ottenere risultati sorprendenti.
Quando il team si trova ad affrontare un progetto complesso, ad esempio con più fasi, con consegne e interlocutori differenti, c'è bisogno di una soluzione che tenga traccia di tutti gli elementi coinvolti e consenta a tutti i collaboratori di svolgere il proprio lavoro al meglio. Il metodo Kanban, o dei 3 "stati", è una tecnica di organizzazione del flusso di lavoro il cui scopo è monitorare i progressi di un progetto.
Kanban è stato creato inizialmente nell'ambito del Sistema di Produzione Toyota nel 1959. Il metodo si è però rivelato talmente efficace che, appena tre anni dopo, si è trasformato nella principale metodologia di lavoro dell'intero sistema di produzione dell'azienda.
Con Kanban, i team possono consolidare le informazioni riguardanti i progetti esistenti di un'azienda e le attività correlate. Questo permette loro di visualizzare le fasi del progetto e di seguire i progressi di ogni membro del team con uno solo sguardo. Inoltre, grazie ai progressi visibili e tracciabili, per i team è molto più facile mantenere lo slancio e continuare a lavorare verso un obiettivo comune.
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Anche tu puoi trarre beneficio dal metodo Kanban: scopri come
Nel sistema Kanban, le attività sono suddivise in tre categorie (Da fare, In corso o Eseguite), in base al rispettivo stato di completamento. Presentando le attività in base al contesto, il metodo Kanban consente ai team di ottimizzare il flusso di lavoro rapidamente e in modo efficace. Di seguito sono riportati i passaggi per creare una tabella Kanban per i progetti da svolgere in team.
- Per prima cosa, avrai bisogno di una superficie liscia (la lavagna cancellabile Post-it® Super Sticky è un'ottima scelta), un pennarello e dei foglietti Post-it® Super Sticky (un colore per ogni membro del team). Se hai la necessità di sportare la tabella, utilizza i Blocchi da parete Post-it® Super Sticky che ti garantiscono flessibilità e facilità di trasporto.
- Crea quattro colonne distanziando uniformemente quattro foglietti dello stesso colore sulla parte superiore del tabellone. Scrivi "Titolare" sulla prima, "Da fare" sulla seconda, "In corso" sulla terza ed "Eseguite" sulla quarta.
- Assegna foglietti di colore diverso per ciascun membro del team. Sistema questi foglietti nella colonna "Titolare" per identificare facilmente le attività di ciascun membro.
- Chiedi a ciascuno di scrivere i nomi dei progetti e delle attività sui foglietti con il colore corrispondente al suo nome e inseriscili nella colonna "Da fare".
- Ogni membro del team deve scegliere un'attività da cui iniziare e inserirla nella colonna "In corso". I partecipanti aggiornano quindi lo stato delle attività spostando i rispettivi foglietti a destra fino a quando non si troveranno nella colonna "Eseguite".
Quando un team dispone degli strumenti giusti, può trovare soluzioni a qualsiasi sfida. Utilizza l'approccio Kanban per stimolare la motivazione del tuo team a raggiungere risultati sorprendenti insieme.
