Un modo efficace per far avanzare i progetti consiste nel visualizzarne il processo, in particolare quando la pianificazione riguarda più persone e/o reparti.
La creazione di un modello di pianificazione fornisce un buon metodo per aiutare le persone a identificare la fase del progetto in corso, quali sono i requisiti attuali e ciò che succederà dopo. A seconda delle dimensioni del progetto, potrebbe rendersi necessaria una superficie più vasta come un blocco da parete o da tavolo Post-it®.
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Inizia identificando i risultati finali, le attività da svolgere ed entro quando. Partendo dagli elementi essenziali traccia i compiti e le attività che ti aiutano ad ottenere i tuoi risultati.
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Definisci il livello di dettaglio necessario per delineare/gestire il progetto. Taglia fuori tutti gli elementi non essenziali. Mantieni un livello costante di dettaglio del piano per agevolare la comprensione del progetto da parte di tutti e renderlo più facile da aggiornare e mantenere.
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Inserisci aggiornamenti regolari per valutare come procede il progetto e aggiorna il piano di conseguenza, questo livello di trasparenza ridurrà al minimo le "sorprese" e terrà tutti sulla stessa pagina.
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Considera gli imprevisti. A tutti noi sono capitati cambiamenti o interruzioni improvvise dei progetti, quindi lascia nel documento di pianificazione molto spazio per l'adattamento/regolazione, se necessario, anziché ricrearlo daccapo ogni volta che viene introdotta una nuova variabile.
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Esegui una revisione del progetto dopo il completamento, per determinare gli elementi utili, quelli da elaborare ulteriormente e quelli mancanti, per ottenere una maggiore efficacia la prossima volta!
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