In alcuni casi, il modo migliore per pianificare/ottimizzare le fasi di un processo consiste nel visualizzarle. Il diagramma di flusso è un metodo facile da usare, per individuare ciò che va o non va nel sistema.
Vuoi sapere se è possibile implementare o migliorare un sistema? Un semplice diagramma di flusso è un modo efficace per mappare un processo e documentare l'esecuzione di un determinato compito. Inizia mettendo insieme un piccolo team che ha familiarità con il processo, trova qualche spazio sulla parete, raccogli alcuni materiali per scrivere e sfrutta queste linee guida di massima:
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Crea una legenda per mappare più facilmente il processo:
a. I cerchi allungati tipicamente indicano l'inizio e/o la fine di un processo
b. I rettangoli indicano le istruzioni o le azioni.
c. I rombi mostrano le decisioni da prendere.
Questi simboli saranno collegati tra loro da frecce, che mostrano il flusso del processo.
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Chiedi al team: qual è il centro del diagramma di flusso? Stai eseguendo la mappatura di un canale di distribuzione? Un processo di approvazione? Ecc.
Posiziona il centro nella parte superiore del diagramma e fai dedicare a ciascun componente del team alcuni minuti per annotare le fasi chiave del processo per raggiungere l'obiettivo. -
Comincia il diagramma tracciando il cerchio allungato su un foglietto Post-it® nominandolo “Punto di partenza”.
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Spostati sulla prima azione/domanda e utilizza il rettangolo o il rombo a seconda del caso. Scrivi l'azione/domanda verso il basso e collegala con una freccia alla forma "Punto di partenza" (suggerimento: utilizza le etichette riposizionabili in rotolo Post-it® per creare la freccia e preservare la flessibilità in caso di variazioni dello schema).
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Continua durante l'intero processo. Documenta le azioni e le decisioni nell'ordine in cui si verificano, e qualsiasi risoluzione relativa ad una di queste. Alcune decisioni possono avere due (o più) esiti diversi, portando a percorsi distinti: mappa ciascuno di questi. Collega tutte le azioni e le decisioni con una freccia.
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Dopo aver mappato l'intero processo, posiziona un cerchio allungato alla fine ed etichettalo come "Completo".
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Consenti al team di esaminare il diagramma. Ci sono modi per migliorare il processo? Vanno aggiunte ulteriori fasi? Le persone coinvolte ricoprono i ruoli giusti? In questa fase, puoi acquisire nuove prospettive circa l'efficienza della tua attività.
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