Suggerimenti per il pianificatore esperto

Sei un mago magistrale? Se è così, probabilmente sai già bilanciare gli ambiziosi obiettivi a lungo termine con la necessità di svolgere il lavoro di ogni giorno. Gestisci tutto come un maestro: sei un professionista nella definizione delle priorità, un oracolo dell'organizzazione e un abile collaboratore. Tuttavia, anche il più saggio dei maestri sa che raggiungere la perfezione è impossibile.

Abbiamo alcuni grandi suggerimenti, utili anche per il professionista più produttivo, che ti potranno dare alcune nuove idee su come mantenere efficiente la tua organizzazione.

Dividi tutte le tue attività in quattro quadranti e guarda dall'alto le tue priorità principali.

Se sei un professionista nella creazione di liste con molte attività da gestire, il metodo dei quadranti può aiutarti a venire a capo dei tuoi impegni in modo ottimale. Suddividi le tue attività in quattro quadranti di dimensioni uguali: prova ad utilizzare un foglietto Post-it® Super Sticky Grandi formati , ti fornirà lo spazio necessario e lo potrai appendere in un posto ben visibile. Etichetta i tuoi quadranti come desideri ma limitane il numero a quattro! Per determinare come suddividerli, fai il punto della situazione raccogliendo le liste di cose da fare delle ultime settimane, appuntamenti del calendario e qualsiasi altra cosa che tu ti sia appuntato.

Una volta che hai davanti a te questo quadro generale, raggruppa le tue attività (grandi e piccole) nelle quattro categorie più importanti. Questa tecnica ti può aiutare a pianificare e a bilanciare tutte le tue attività e responsabilità giornaliere e settimanali, e i prodotti Post-it® ti consentono di tenere sott'occhio i tuoi obiettivi. Con il metodo dei quadranti non ti limiterai a svolgere le attività, potrai progettare un tuo sistema esclusivo.

Il grafico della linea temporale ti consente di vedere prerequisiti e scadenze, in un solo colpo d'occhio.

Le pianificazioni della linea temporale possono essere ottimali per tracciare un progetto con molte attività dipendenti che possono iniziare solo al termine di altre. I blocchi da parete Post-it® sono perfetti per questo scopo. Traccia una griglia per creare un calendario, inserisci le tappe importanti nelle date specifiche e annota tutte le attività che devono essere completate per raggiungere ogni tappa su foglietti Post-it® Super Sticky 101 mm x 101 mm separati. Incolla i foglietti delle attività sui giorni del calendario in ordine di priorità. I foglietti Post-it® possono essere rimossi e riutilizzati, quindi puoi spostare le attività secondo le esigenze o rimuoverle quando sono completate. Questo ti fornisce un comodo riferimento visivo per vedere lo stato del tuo progetto e ti consente di aggiornarlo in tempo reale. Potrai gestire i progetti in modo più efficiente che mai e non ti scorderai mai un passaggio.

Crea due liste su due foglietti affiancati: una per appuntamenti e riunioni, l'altra per i risultati che desideri ottenere da queste.

Anche per il veterano più esperto nella compilazione di liste, può essere difficile definire le priorità tra attività importanti. Utilizzando foglietti Post-it® Super Sticky 101 mm x 152 mm di due colori suddividi la tua lista in due parti. Sul foglietto di sinistra riporta una lista cronologica delle tue attività, come riunioni, videoconferenze e appuntamenti. Sul foglietto Post-it® di destra, elenca cosa speri di ottenere durante questi eventi, ad esempio la definizione di un piano o la discussione di un particolare problema. Una volta che hai terminato la tua lista cronologica, aggiungi altre attività che devono essere completate in quel giorno, in ordine di priorità. In questo modo, quando hai un attimo libero, puoi controllare la tua lista e vedere quali attività puoi incastrare tra gli appuntamenti e quali devono essere spostate. Se utilizzi un'agenda, riporta queste attività su foglietti Post-it® 38 mm x 51 mm e incollale nel giorno in cui devono essere completate, potrai spostarle agevolmente se cambia la data.

Essere efficienti e produttivi è una forma d'arte in costante evoluzione, a volte sono necessari approcci nuovi per mantenersi sul pezzo. Ora che hai alcuni nuovi strumenti nel tuo kit di organizzazione professionale, potrai gestire ogni evenienza che ti si presenterà.

Fonti:
https://www.fastcompany.com/3057847/how-to-be-a-success-at-everything/this-googler-explains-how-to-design-your-time-rather-than-
http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW
http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective